VTH-data ontsluiten voor cruciale informatie met
Datawarehouse as a Service

Eigen rapportagetool

De VTH-applicaties die gemeenten gebruikten voor het verstrekken van WABO-vergunningen, moeten vervangen worden, vertelt Eduard Rijksen, accountmanager bij Solviteers. ‘Logisch, de Omgevingswetprocessen vragen om nieuwe ondersteunende applicaties. Gemeenten die al met de nieuwe VTH-applicaties die op de markt komen aan de slag zijn gegaan, lopen echt tegen beperkingen aan. Deze applicaties hebben vaak beperkte standaardrapportages en al helemaal geen mogelijkheden voor eigen rapportages’.

‘Managers van VTH-afdelingen hebben inzicht nodig in hoeveel vergunningaanvragen er binnenkomen, hoeveel er zijn afgehandeld, wat de doorlooptijden per type aanvraag en per team zijn, enz. Vergunningsverstrekkers missen hierdoor belangrijke operationele inzichten en leidinggevenden hebben geen data om hun sturing op te baseren. Wat nodig is, is zorgen voor de juiste data in de applicatie én deze data uit de applicatie ontsluiten en ergens te plaatsen, zodat de gemeente deze data kan gebruiken om inzichten te genereren in een eigen rapportagetool. Dit blijkt voor gemeenten echter makkelijker gezegd dan gedaan. Solviteers helpt hierbij en maakt dit mogelijk met Datawarehouse as a Service’.

‘Bedenk op voorhand welke informatie je straks uit de nieuwe VTH-applicatie wil halen,’ zegt Eduard. ‘Leveranciers en gemeenten richten zich nu eerst op de voorkant, op de kernprocessen van het verstrekken van vergunningen. Begrijpelijk, maar als je dan pas gaat kijken of je de data in de applicatie ook nog kunt gebruiken voor rapportages, ben je echt te laat. Waar wil je als afdeling of als manager op sturen? Dat bepaalt welke input van data nodig is aan de voorkant en de inrichtingskeuzes die daarvoor nodig zijn. Bovendien kan je dan vanaf de ingebruikname van de nieuwe applicatie goede registratie afdwingen bij de eindgebruiker en voorkom je datavervuiling'.

Zorgen voor de juiste data in de applicatie én deze data uit de applicatie ontsluiten en ergens te plaatsen. Daar moet nu de focus op liggen.



Er is een koppelstuk nodig, een ‘plek’ waar de data uit de VTH-applicatie kan worden neergezet en waar de BI-tool die data vervolgens uit kan halen

Het ontsluiten van data

Stap twee gaat over het ontsluiten van data en die beschikbaar maken voor het genereren van rapportages. Dat kan met een Business Intelligence (BI) tool. ‘Het is echter technisch niet mogelijk om de applicatie, vol met al die gewenste data, rechtstreeks te koppelen aan een BI-tool', weet Eduard te vertellen. ‘Veel gemeenten die ik spreek herkennen de uitdagingen: een gebrek aan rapportagemogelijkheden in de VTH-applicatie en de complexiteit van het beschikbaar maken van de data voor de BI-tool. Veel gemeenten hebben de kennis en kunde niet in huis om hier een infrastructuur voor neer te zetten en koppelingen te bouwen. Ook is het in de overspannen arbeidsmarkt lastig om die kennis en kunde in huis te houden en voor continuïteit te zorgen.’

Er is dus, heel simpel gezegd, een koppelstuk nodig, een ‘plek’ waar de data uit de VTH-applicatie kan worden neergezet en waar de BI-tool die data vervolgens uit kan halen.

Voor de ontbrekende koppeling biedt Solviteers de oplossing ‘Datawarehouse as a Service’. ‘Bij meer dan 25 gemeenten passen we deze oplossing al met succes toe in het sociaal en het ruimtelijk domein,’ zegt Eduard. Hoe het werkt? ‘We hebben een Datawarehouse geïnstalleerd op onze servers. De software zorgt voor een databron, of datawarehouse, in de Business Intelligence omgeving. Elke nacht wordt de actuele data uit de VTH-applicatie opgehaald en in het datawarehouse gezet. Daarmee wordt de data voor een gemeente vrij toegankelijk: ze kunnen in de BI-tool de data eventueel verrijken met data uit andere applicaties. En het enige wat de VTH-manager dan nog moet doen is de juiste velden met data bij elkaar slepen om de gewenste rapportages en overzichten te genereren. En het mooie is, we kunnen het voor een VTH-afdeling binnen een paar dagen organiseren’ aldus de belofte van Eduard.